- 社内共有フォルダ整理を行う上での重要なポイント
- 社内共有フォルダ整理の流れ
- 社内共有フォルダ整理で行うこと
- 社内共有フォルダコツ
- 命名規則などのルール化
この記事は、社内の共有フォルダの整理の方法、流れ、コツ、ルールなどについて解説します。
まずは、社内共有フォルダ整理を行う上での重要なポイントを解説します。
その後に社内共有フォルダ整理の流れに沿って、具体的な方法などについて解説を行います。
社内共有フォルダ整理を行う上での重要なポイント
各社員・各部署への確認作業と協力要請
社内共有フォルダの整理で1番重要な要素は、「複数の人が社内フォルダを利用している」ということです。
その為、フォルダ整理には、「各社員・各部署への確認作業」が必要です。
1人で勝手に社内共有フォルダの整理を行うとトラブルが発生します。
例えば、上司にフォルダの整理を頼まれたからと言って、勝手にファイルを移動させると
「え？ここにあったフォルダどうした？」と言われたり、更新日時が古いからと言って勝手に削除したら、「まだ使う予定があった」など問題が発生する可能性があります。
注意してください。
また、以上の理由から社内共有フォルダの整理は1人で行うことはできません。
社内共有フォルダの整理対象ファイルが複数の社員に関係ある場合、「各社員・各部署に社内共有フォルダの整理を協力してもらう」必要があります。
社内共有フォルダ整理の方法と流れ(例)
まずは、社内共有フォルダ整理の方法、流れについて確認します。
- フォルダ整理をする指示を受ける
- 計画を立てる
いつまでにフォルダ整理を完了させる必要があるのかの確認、対象部門確認、スケジュール作成、打ち合わせ日予定等。 - 「VBAファイル情報取得.xlsm」及び「社内フォルダ整理対象資産一覧表.xlsx」の配布、ファイル情報の取得
- 各部署「社内フォルダ整理対象資産一覧表.xlsx」の統合
- 各部署との打ち合わせとルール化
各種確認作業やアクセス権限等のルール化 - ファイル移動・削除等の実施及びフォーマットへの記入
- ファイル移動・削除等実施後の業務確認
問題なく業務が行えているかの確認 - 完了報告
これが、社内共有フォルダの流れの例になります。
1は省略して、2以降をこの流れに沿って解説していきます。
社内共有フォルダ整理の計画を作成する
社内共有フォルダを整理することが決まった後に、まず計画を作成する必要があります。
計画を作成するために必要なことを確認します。
- いつまでに社内共有フォルダの整理を終わらせる必要があるかの確認
- 社内共有フォルダの整理対象部門の確認
社内フォルダの整理完了日を設定し、それに向けて行うことを考える必要があります。
社内共有フォルダの整理対象部門を確認し、社内共有フォルダの整理に参加してもらいます。
「整理対象部門にいつまでに、なにを行ってもらうか」、「整理対象部門といつ打ち合わせを行うか」などを計画に盛り込みます。
各部署へのファイルの配布とファイル情報の取得
社内共有フォルダの整理で必ず行うことが、整理対象ファイルの一覧化です。
整理対象ファイルを一覧化しないと、どのファイルを整理する必要があるか分からないので必ず一覧化する必要があります。
これは手動でやっていては効率が悪すぎるので、Excelを使ってファイル名などの情報を自動取得します。
ファイル情報を一覧化したら、それをフォーマットに落とし込みます
今回は既にVBAでプログラミングされているファイル情報取得用のExcelファイルとフォーマットを用意しています。必要な方は以下のボタンからダウンロードしてください。
ExcelファイルはVBAでプログラミングされています。Excelファイルは以下のボタンからダウンロードすることができ、そのまま使用できます。是非活用してください
ダウンロードしたら、zipファイルを右クリックして、すべて展開を選択してください。
「VBAファイル情報取得.xlsm」と「社内フォルダ整理対象資産一覧表.xlsx」がダウンロードされます。
「社内フォルダ整理対象資産一覧表.xlsx」がフォーマットです。
社内共有フォルダの整理対象部門に、「VBAファイル情報取得.xlsm」と「社内フォルダ整理対象資産一覧表.xlsx」を渡します。
「VBAファイル情報取得.xlsm」でファイル情報を取得してもらい、「社内フォルダ整理対象資産一覧表.xlsx」に情報を入力してもらいます。
各ファイルの使い方について解説します。
「VBAファイル情報取得.xlsm」の使い方
以下の画像は、「VBAファイル情報取得.xlsm」の画面です。
「VBAファイル情報取得.xlsm」を開き、A1にフォルダパスを入力し、検索ボタンをクリックすると、そのフォルダのなかに保存されている、ファイルが一覧で表示されます。
例えば、「ローカルフォルダ:C」の中にあるフォルダやファイルの情報を取得したい場合は、「ローカルフォルダ:C」のパス(アドレス)を入力してください。
拡張子が空白の行はフォルダを表しています。
リセットボタンを押すと、表示が消えます。
Excelの上部のバーにある、ファイルをクリック、左下にある、その他をクリック、オプションをクリック。
↓
左のバーにあるトラストセンターをクリックし、右側のトラストセンターの設定をクリック。
↓
左のバーのマクロの設定をクリックし、警告を表示してすべてのマクロを無効にするをクリック。
↓
警告を表示してすべてのマクロを無効にするを選択しても、VBAを使えない場合、次の手順を踏んでください。
（すべてのマクロを有効にするを選択すると使える場合がありますが、慎重に選んでください。）
ダウンロードしたファイル「VBAファイル情報取得」を右クリック、プロパティをクリック。
↓
許可するにチェックを入れる。
これでも「VBAファイル情報取得.xlsm」が利用できない場合は、申し訳ございませんが、対処法を検索してください。
「社内フォルダ整理対象資産一覧表.xlsx」の使い方
以下は、「社内フォルダ整理対象資産一覧表.xlsx」の画面です。
冒頭に、フォルダ整理には、「各社員・各部署への確認作業」が必要と言いました。このフォーマットは各社員・各部署への確認作業などを効率的に行うためのものです。
また、このフォーマットに必要事項を全て記入したら、社内共有フォルダの整理は完了したと判断できるため、何を根拠として完了とするのかの基準としての役割もあります。
フォーマットを各部署に配布し、入力してもらいます。
B列からE列には、「VBAファイル情報取得.xlsm」で取得したデータを貼り付けます。
使用用途、管理部署、移行先(移動先)、アクセス権限は分かる範囲を各部署に入力してもらいます。F列～I列までは入力してもらいましょう。
※Excelでは移行という単語を使っていますが、移動でも構いませんので適宜変更してください
各部署「社内フォルダ整理対象資産一覧表.xlsx」の統合
各部署に「社内フォルダ整理対象資産一覧表.xlsx」を作成してもらったら、それらを1つにまとめる必要があります。
1つに情報をまとめたら、各部署と打ち合わせを行います。
各部署との打ち合わせとルール化
各部署との打ち合わせでは、どのファイルを移動するのか、ファイルを移動する場合どこに移動するのか、削除しても問題ないファイルはないか等聞き取りを行い、選別結果に記入します。
フォーマットに空白がある場合があるので、それについても確認します。
また、フォルダの構成についても話し合いましょう。
また、対象フォルダとファイルはこれで全部か確認を行い、各部署に合意を得ます。
何か特別なことなどがあれば、備考欄に記入します。
そして、ファイルに関するルール化を行いたい場合、このタイミングで行うと良いです。
社内共有フォルダの整理実施前にルール化すると、運用に取り掛かりやすいです。
ルール化するかしないかは社内で協議の上決定してください。
社内共有フォルダのルール化について簡単に説明します。
社内共有フォルダを整理する際のルール化
ルール化の一例を解説します。
社内共有フォルダのルール化「命名規則」
社内共有フォルダのルール化として、フォルダ名やファイル名に規則性を持たせることができます。
ファイル名の付け方に規則性を持たせることで、それはどのような意味、役割を持つファイルなのかが分かりやすくなるメリットがあります。
また、規則性を持たせることで検索がしやすくなるメリットがあります。
社内共有フォルダのルール化「アクセス権限」
ファイルへのアクセス権限の見直しを行い、アクセス権限の基準を設定します。
ファイルを閲覧できる人を制限することで情報漏洩を防ぎます。
セキュリティ対策として有効なので、もし行っていないのであればアクセス権限をルール化すると良いでしょう。
ファイル移動・削除等の実施及びフォーマットへの記入
各部署との打ち合わせをしたら、実際にファイルを移動させたり削除したりします。
1つ1つ作業が完了したら、「社内フォルダ整理対象資産一覧表.xlsx」のJ列状態の欄に、移動済など、今の状態が分かるように記入していきます。
このフォーマットの記入が全て終われば、社内共有フォルダの整理実施は完了と判断することができます。
ファイル移動・削除等実施後の業務確認
社内共有フォルダの整理実施完了後、業務に支障がないかを各社員・各部署に確認します。
ファイルがどこにあるか分からないという社員がいるかもしれないので、社内共有フォルダの整理実施完了後のフォローも必要です。
業務に問題がなければ、完了報告をします。
完了報告
社内共有フォルダの整理が全て完了したら、完了報告を行います。
フォーマットが全て入力されていれば、社内共有フォルダの整理は完了していると言えるので、フォーマットを提出しましょう。
その他、ルール化を行った場合はその資料なども併せて提出します。
「社内共有フォルダ整理の方法と流れ(例)」の解説は以上となります。
社内共有フォルダ整理のコツとポイント
見える化する
見える化とは、スケジュールの作成やフォーマットの作成のこと等を言います。
フォルダ等、物理的に見ることができないものを対象にした作業は特に見える化することが大事です。
物理的に見ることができないものというのは、人にとってよく分からないものです。
よく分からないものがあると人は不安な状態になります。進捗など物事を把握することも難しくなります。
誰もが、それを見たら理解できるものを用意することで作業の品質を上げることができます。
合意を得る
他人が関わっているものに対しては、他人から合意を得ることが重要です。
ファイルは勝手に移動や削除されたら困る人がいます。
後からトラブルにならないためにも、その都度当事者に確認を取り、合意を得ることでトラブルを回避することが出来ます。
さいごに
今回配布した資料は遠慮なく利用してください。
社内フォルダの整理はどの会社にもつきものだと思いますが、少しでも効率的な実施に貢献できたら幸いです。
ありがとうございました。
