「会議が長い、何も決まらない、ダラダラやってる、まじ嫌い、眠いし、自分の仕事したい…」
そんなこと思うことありますよね。
悪い会議になる原因は一体何でしょうか？
今回は、悪い会議の原因と良い会議にするための対策について解説していきます。
悪い会議になる原因
最大の原因は、会議を仕切っている人が無計画に会議を行っていることです…。
無計画に会議を行うと以下のようなことが発生します。
- 無駄な雑談が増える
- 本来の目的ではない話に脱線する
- 何も決まらない
- 意見が出ない
- 怒られる人がいる
- 議論が進まない
- などなど
例えば、会議で意見を出してもらいたいときに時間を設定していない(無計画)の場合、参加者は何時何分までこの時間が続くのかと疑問に思ってしまいます。「この時間いつまで続くの？」と思ったことが一度はあるのではないでしょうか。
会議を仕切っている人の感覚で、なんとなく良さそうだから意見を出してもらうのはこの辺にしようと判断すると、意外と時間を使っていて、その後やりたかったことが出来ないということも発生します。
これらのようなことが発生すると、時間の無駄が発生します。
会議は無駄、嫌いという人は時間の無駄を嫌います。
つまり時間の無駄をなくせば、大体の人の不満は解消されます。
その時間の無駄をなくす方法が、計画的な会議を行うことです。
怒られるのが嫌という人の場合は、会社の体質の問題になります。
会議には3種類の会議が存在します。
- 定例会議
- 目的達成に向けた継続的な会議
- 突発的な会議
定例会議とは、数字の報告などを毎月決まった日に行う会議のことです。
目的達成に向けた継続的な会議とは、例えば社内のIT化を1年掛けて実現するための会議や社内イベントのための会議などのことです。
突発的な会議とは、何か問題が発生した時の会議や、急に何かを決めなくてはいけなくなった時の会議などのことです。
これら3つの会議はそれぞれ違うものですが、会議という点で骨組みは同じです。計画的な会議の実行は、全ての会議に良い影響を与えます。
計画的な会議を行うための基本がアジェンダの使用です。
良い会議にはアジェンダ(議題)が必須・アジェンダの効果
アジェンダとは議題という意味の単語です。
例えば、学校の卒業式を想像してみるとアジェンダをイメージしやすいです。
卒業式には、式次第というものがあります。開式の辞や学校長挨拶などが含まれているものです。
式次第とアジェンダは似たようなものです。
以下は、アジェンダのサンプルです。
アジェンダを使用すると、会議の参加者に以下の効果が生まれます。
- 会議の全体像の理解
- 会議の進行順序の理解
- 会議の目的(ゴール)の理解
会議の全体像の理解とは、今回の会議で行うことをなんとなく理解することです。サンプルのアジェンダをパッと見ると説明がないため、詳しいことは分かりませんが、クリスマス会の準備のための会議であることが分かります。会議の全体像を理解していないと、会議で何をするのかが全く分からないため、話についていけません。
会議の進行順序の理解とは、会議では何をどの順序で行うことか理解することです。サンプルのアジェンダを見ると、上から順に行っていくことが分かります。順序を決めて会議を進めるのには意味があります。
会議の司会者は時間を区切って会議を進行できます。
参加者は思考がしやすくなります。例えば会議で行うことが5つあるとすると、参加者は会議が始まったら1つ目のことを考えます。次に2つ目のことを考えます。このように優先順位をつけて考えることで思考に余裕を持つことができます。順序が分からない場合、いきなりこれをやりますと言われても準備が出来ていないため、理解するために時間が余計に掛かります。
会議の目的(ゴール)の理解とは、その会議が何をすれば終了することができるかということの理解です。もし目的がない場合、それは会議ではなくただの座談会です。目的を達成できたら会議は成功と判断することができます。参加者に目的を提示することで、参加者がその目的達成のために集中することができます。目的以外のことを行うと無駄な時間が発生するため、会議の目的に合わないことをしないことが大事です。
会議に目的があるということは、その会議には必要性が生まれます。その会議の目的を計画した時間で達成することができれば、無駄な会議ではありません。
アジェンダとは、会議を無駄な会議にしないための、会議の成功条件や構成を示した、会議の設計図ともいうことが出来ます。
アジェンダを使用し、会議を仕切っている人が目的に向かって正しく会議をコントロールすれば、会議は無駄のない良い会議となります。
悪い会議になるか、良い会議になるかは、実は正しい会議の行い方を知っているか知らないかの違いしかありません。
アジェンダという単語を始めて知ったという人もいると思いますが、今回アジェンダを知ることが出来たのですぐに実践可能です。
その業界では当たり前に行っている方法が、他の業界では全然知られていないこともあります。
どの業界でもアジェンダは有効なので是非利用してみてください。
続いて、目的達成に向けた継続的な会議が発生したことを想定した、会議の実践方法の解説、アジェンダ・実行計画書のサンプルの紹介、アジェンダ・実行計画書の簡単な使い方の解説を行います。
会議の実践方法の簡単な解説
アジェンダのサンプルと使い方
今回はクリスマス実行委員会というものを発足するとして、第一回会議を想定したアジェンダを作成します。
まずは、サンプルのアジェンダを見てください。セリフを簡単に画像の下に入れます。
本日の会議は、2023年クリスマス会準備についてになります。本日が第一回目になります。よろしくお願いします。
まずは、共有事項について。本日はキックオフとして実施します。まずは今後の流れを実行計画書をもとに確認していきます。
※この続きは以下のアジェンダの説明の後に行います。下の方に実行計画書のサンプルを貼っています。
これがアジェンダになります。2枚しかありませんが、本当にシンプルなもので大丈夫です。
アジェンダは会議実施前にメンバーに配布して構いません。
上から順番に説明します。
1枚目はタイトルですので、好きなタイトルを付けてください。
2枚目はその会議で行うことをシンプルに書きます。
1－①キックオフとはプロジェクトの開始のことです。初回と言うことで「実行計画書」を確認し、今後の予定などを把握します。
1－②誰が本番当日に確認する必要があるため進捗状況を確認します。
1－③次回もイベント内容の検討をすることを想定しているため、今回はイベント案を大雑把に出すことを目的とします。
2－①今後の予定が分かっている場合は明示しておきましょう。分からないという状況は不安に繋がります。予定が分かっていれば、心構えができます。
2－②今後の会議の日付が分かっている場合は書きます。今回は定例会議と言う形にしているため、いつ会議を行うか定まっていますが、次の予定がまだ決まっていない場合は、次の予定をいつにするかをその会議が終わるまでに話し合いましょう。
単発の会議やミーティングの場合は、これまでの内容を参考にしてアジェンダを作成してください。
驚くほど効果があるはずです。
続いて実行計画書について見ていきます。
実行計画書のサンプルと使い方
何か目的があって会議を行う場合、例えば○○プロジェクトみたいなことをする場合は実行計画書を作成しましょう。実行計画書を作成することで活動が空中分解するのを防ぐだけではなく、効率的に物事を進めることができます。
本プロジェクトは3つのテーマがあります。我々はこれを達成するために活動をしていきます。
1つ目、会社から社員への感謝の意を伝えること。
2つ目、社員に心から楽しんでもらうこと。
3つ目、社員同士の交流を広げること。
目的テーマを決めないと、クリスマス会の方向性が分からなくなります。目的テーマを設定することによってクリスマス会の質を向上させることができます。
こちらがマスタスケジュールになります。本日は12月4日(月)キックオフに該当します。今後定例会議を月曜日に行う予定です。12月18日は、実施前報告会と言うことでクリスマス会の実施内容についてご承認頂きたいです(後に出てくるプロジェクト責任者に承認をもらう)。
各自内容の確認をお願いします。
マスタスケジュールでは、クリスマス会までの流れを示します。
主な活動内容はこの6つを想定しています。担当者などについては後程WBSを用いて説明します。(WBSは今回省略)
マスタスケジュールに書かれている、主な活動の内容を一覧化しています。
インプットとアウトプットをまとめています。各自確認をお願いします。
プロジェクトには、インプットとアウトプットがあります。何が必要かを洗い出します。
本プロジェクトの体制図になります。このような体制でプロジェクトを進行させていただきます。
どのような体制でプロジェクトを実施するのかを明確にする必要があります。
本日はキックオフになります。定例会議は毎週月曜日の18時から行う予定です。クリスマス会前報告会では、プロジェクト責任者栗栖社長にも出席してい頂き、ご承認頂きたいと考えております。最終会議はクリスマス会当日の15時を想定しており、その後クリスマス会実施となります。
会議体を作ることで、今後の予定を分かりやすくします。
簡単ではありますが、以上になります。
是非参考にしてみて下さい。
さいごに
いかがでしたでしょうか？このように資料を作成するとすっと頭に情報が入って来ませんか？会議において本当に効果的なので試してみて下さい。
